Innan krisen – förbered

Som chef är det viktigt att ha god kännedom om vilka ansvarsområden du har i vardagen som också gäller under en kris, dvs. vilken verksamhet ska upprätthållas, hur påverkas arbetsmiljöansvaret, ekonomiskt ansvar, systemansvar, förtroendekapital och så vidare. Det är viktigt att du som chef känner till, och är trygg i, vilka beslut du ska och förväntas fatta, samt när du behöver eskalera till nästa nivå. I en kris är det dock oftast bättre att agera än att avvakta för länge.

Tips!

Fundera över dina ansvarsområden och befogenheter samt hur dessa påverkas vid olika typer av kriser. Diskutera gärna med din närmaste chef. 

Dokumentera dina ansvarsområden och befogenheter och förvara lättillgängligt för att snabbt kunna använda vid behov.
Använd denna mall om du vill ha stöd för att komma igång:
Mina ansvarsområden och befogenheter

Vid en kris fungerar inte normala rutiner vilket innebär att inledningsskedet ofta upplevs kaosartat. Det kan vara svårt att tolka omfattningen av krisen och regler och riktlinjer kan kollidera. Det kan också vara väldigt olika hur allvarlig situationen bedöms vara av olika personer och delar av verksamheten vilket gör det svårt att veta hur hög prioritet situationen bör få.

För dig som chef är det viktigt att själv fundera hur du ska agera vid misstanke om en kris och vilka dina första steg ska vara, oavsett om krisen berör din egen verksamhet eller Mittuniversitetet i stort. Tänk igenom var du ska söka information, vilka du snabbt behöver kontakta och vilka som ska involveras i krisarbetets första skede.

Tips

• Ha god kännedom om Mittuniversitetets krisrutiner och var du hittar dem. Du hittar centrala krisrutiner på www.miun.se/kris.
  
  
• Gör en lista över viktiga kontaktpersoner både inom och utanför din organisation. Detta inkluderar din närmaste chef, medlemmar i centrala och lokala krisgruppen, stödfunktioner, säkerhetsansvariga och externa partners. Uppdatera denna lista regelbundet och säkerställ att du har deras kontaktuppgifter till hands. 
  Använd denna mall om du vill ha stöd för att komma igång:
  Mina kontaktpersoner vid en krissituation
•  
• Fundera över vilka dina första steg i en kris skulle vara. Det kan hjälpa dig att agera snabbare när det väl gäller. Ta hjälp av dessa reflektionsfrågor om du vill komma igång:
  Mina första steg i krisen
  
  
• Påminn regelbundet och säkerställ att dina medarbetare uppdaterar sina uppgifter i Primula, så att du enkelt kan dra ut listor på kontaktuppgifter och anhöriga. Ta för vana att skriva ut listan minst årligen ifall du under en kris inte kommer åt dem digitalt.
• Tydliggör för dina medarbetare hur de enklast kan då dig vid en kris, under och efter arbetstid. Svarar du troligast på jobbtelefonen, privat telefon, teamschatt eller via sociala medier exempelvis? 
• Tänk igenom vilken information och kompetens du själv besitter som andra kommer att behöva och vilja ta del av vid en kris. Finns det något du kan förbereda för att förenkla?
• Tänk igenom vilka i ditt eget nätverk som kan sitta på kunskap från liknande kriser som du skulle kunna ställas inför och be dem dela med sig av sina erfarenheter. 
  
  
• Bygg goda relationer till personer eller verksamheter som du bedömer skulle bli viktiga i en kris. När krisen är ett faktum är det en stor fördel att redan känna varandra.

Kriser kan ske på alla nivåer, både lokalt och centralt, och krisen ska så långt som möjligt hanteras i den verksamhet den berör och där ansvaret ligger. Det innebär att du som chef behöver göra egna förberedelser för den verksamhet du ansvarar för genom att tänka igenom vilka risker och sårbarheter ni har i er verksamhet och hur era förutsättningar ser ut. Det kan exempelvis handla om incidenter bland medarbetare och studenter, förtroendeskadliga händelser eller kvalitetsbrister.

Som chef behöver du också förbereda din verksamhet på övergripande kriser som får påverkan på er verksamhet och hur ni då kan förhålla er till de nya förutsättningarna. Det kan handla om extraordinära händelser som påverkar hela Mittuniversitetet och som skapar stor oro och där du som chef blir ledningens förlängda arm mot verksamheten.

Alla i gruppen behöver involveras och arbetet behöver hållas levande i vardagen.   

Identifiera risker och förbered plan B

Kontinuitetshantering handlar om att se till att verksamheten kan fungera på en tolerabel nivå, oavsett vad som inträffar. Ni behöver därför prata om vilka risker ni ser, både arbetsmiljömässiga och verksamhetsmässiga, samt vilka konsekvenser dessa risker kan innebära.

Fundera även på vilka risker ni kan hantera själva och inte, samt vilka gränsytor som finns mot andra verksamheter och säkerställ att ansvar inte faller mellan stolarna.

Tips

•  Inventera vilka risker ni ser och uppdatera riskbedömningar kontinuerligt.
  
  
• Skapa en tydlig besluts- och ansvarsstruktur i din grupp. Dokumentera och kommunicera vilka besluts- och kommunikationsvägar som gäller under kris till alla berörda.
   
• I handläggningsordningen för Mittuniversitetets krisorganisation framgår vilken typ av kriser som hanteras av prefekt/chef, av de lokala krishanteringsgrupperna, samt av den centrala krisledningsgruppen. 
  miun.se/kris

Kommunikation är av största vikt under en kris. Diskutera och bestäm vem som ansvarar för vad, vem som informerar vem, vilka kanaler ni kommer att kommunicera med varandra i, samt hur och varifrån ni inhämtar information.

Tips

• Ta kommunikationsavdelningen till stöd för att förbereda era kriskommunikationsrutiner
  

 
Fundera över vilka nyckelroller ni har i verksamheten och dokumentera vilka funktioner och kompetenser som är särskilt sårbara vid kris. Gör en bemanningsplan där det framgår vilka som kan vara backup på respektive roll. Säkerställ att respektive person är medveten om vilka kunskaper eller rutiner/instruktioner denne besitter och att dessa dokumenteras och tillgängliggörs.

Vid krig eller annan nationell kris med höjd beredskap kan det finnas medarbetare med civilplikt som blir krigsplacerade i andra verksamheter utanför Mittuniversitetet. Som chef behöver du vara medveten om ifall du har medarbetare som då kommer att behöva lämna sina uppdrag. Som arbetsgivare är vi även i fredstid skyldiga att möjliggöra för personer med civilplikt inom det svenska totalförsvaret att delta i utbildningar och övningar.

Tips 

• Definiera och dokumentera särskilda uppgifter som kan bli viktiga i er verksamhet och förbered rollbeskrivningar eller checklistor för dessa som är enkla att delegera ut under krisen.
• Ta reda på om du har personal med civilplikt genom att fråga dem, exempelvis under medarbetarsamtal eller när ni diskuterar era krisrutiner. Är man krigsplacerad med civilplikt så ska man ha fått tydlig information om det från verksamheten där man är krigsplacerad. 

En vanlig brist i krisarbete är att man lätt glömmer att samverka med personer, funktioner och verksamheter som man inte samarbetar naturligt med i vardagen. Det kan exempelvis vara andra verksamheter som delar samma lokaler, eller andra verksamheter som hanterar samma kris.

Tips

• ·    Gör en lista över externa verksamheter eller funktioner som ni exempelvis delar lokaler med eller som på annat sätt berörs av er verksamhet och ta för vana att stämma av era krisrutiner med dessa verksamheter.
  
  

Dokumentation är viktigt dels för att skapa gemensamma lägesbilder och överblick, men också för att kunna förebygga liknande händelser i framtiden. Beroende på krisens art och hur akut den är kan det vara bra att förbereda vad som behöver dokumenteras under olika typer av kriser, av vem och på vilket sätt.

Tips 

• Använd Mall för dokumentation vid kris (länk saknas)

Att ha god kännedom och förståelse för krisrutinerna är en förutsättning för att kunna agera snabbt. När en kris väl inträffar är det för sent att börja fundera över var man hittar krisinformation och hur man bör agera och vad ens ansvar är.

I en snabbt eskalerande kris finns sällan tid att ta fram checklistor och rutiner, så det bästa är om krisförberedelserna sitter så mycket som möjligt ”i huvudet” genom att ni kontinuerligt pratar om dem.

Tips

• Gå igenom övergripande och egna krisrutiner och material minst en gång per termin med din grupp. 

Simulera och öva olika krisscenarier tillsammans med gruppen. Det kan räcka med miniövningar av typen ”om det här skulle hända, vad skulle vi göra då?” för att hålla krisberedskapen aktiv. 

Gör fysiska övningar och testa exempelvis utrymningsvägar eller att hitta hjärtstartare. Att prova på, känna och uppleva är viktigt för att upptäcka brister och utmaningar som man annars inte tänker på. Att ha provat något rent fysiskt minskar trösklarna om det blir skarpt läge.

Utbilda dig själv och din grupp. Ta del av tillgängliga kurser och material kring krisberedskap och krishantering.

Utifrån incidentrapporteringen kan åtgärder vidtas så att eventuell skada kan begränsas och framtida liknande händelser förebyggas. Därför är det viktigt att alla inom Mittuniversitetet känner ett ansvar för att rapportera, även händelser som inte tillhör rapportörens egen verksamhet.

Här finns mer information om incidenthantering på Mittuniversitetet och de kanaler som kan användas för rapportering.

https://www.miun.se/kontakt/sakerhet/incidentrapportering/