Under krisen – agera

Vid akuta händelser ska den som först uppmärksammar det som hänt kontakta polis eller räddningstjänst via 112. Därefter ska Servicecenter informeras på telefonnummer 010-142 80 00. Servicecenter ser i sin tur till att den centrala krisledningsgruppen informeras. Det är viktigt att den som informerar Servicecenter lämnar sina kontaktuppgifter för att kunna lämna ytterligare information senare.

Vid större kriser kontaktar många personer Mittuniversitetet för att få svar på frågor. Dessa tas emot av Servicecenter som blir navet i den externa kommunikationen. Det är därför av största vikt att Servicecenter informeras så tidigt som möjligt om en pågående kris för att de ska veta vad som hänt, samt vilka de kan hänvisa till för mer information. Servicecenters roll är också att uppmärksamma den centrala krisledningsgruppen på vilka frågor som inkommer så att vanliga frågor kan besvaras via våra övergripande kanaler.

Tips

• I alla lokaler finns information på väggarna om hur personal och studenter ska agera vid en akutsituation, under och efter arbetstid. Uppmärksamma dina medarbetare på att dessa finns och vad som står. Samma information finns på webben under Kris och säkerhet. En länk finns även på startsidan.
  
  
• Poängtera särskilt vikten av att informera Servicecenter och varför vid en kris.

Om krisen berör Mittuniversitetet som helhet aktiveras den centrala krisledningsgruppen. Då är det viktigt att du som chef håller dig informerad via informationskanalerna för chefer respektive medarbetare.

Vid en större kris kommer e-post att skickas ut till e-postlistan chefsforum@miun.se med instruktioner från krisledningen samt med hänvisning till teamsgruppen Chefsforum för frågor och dialog. Teamsgruppen Chefsforum når alla med personalansvar på Mittuniversitetet.

Medarbetare, studenter och andra målgrupper får information via de kanaler som listats i Mittuniversitetets kriskommunikationsplan.

Du följer krisledningens anvisningar samtidigt som du även inhämtar information från din grupp. Det är av yttersta vikt att du förser krisledningen med information från din egen verksamhet om du får kännedom om nya uppgifter, rykten, oro och så vidare. Du är krisledningens ögon och öron mot verksamheten. 

Tips

• Var aktiv i krisen. Sök information, agera om du ser eller hör något och fundera hur du själv kan bidra och stödja om krisarbetet primärt hanteras av någon annan.
  
  
• Kom ihåg att alla inte har samma bakgrundsinformation, eller förståelse för krisen samt att alla är olika mottagliga för informationen om de inte känner att det berör dem själva.
   
• Sätt alltid ny information i ett sammanhang (och/eller hänvisa till tidigare information) eftersom du behöver förutsätta att flera inte sett eller förstått tidigare budskap. 
• Tänk på att kommunicera både på svenska och engelska utifrån behov.
  
  

Samla in och verifiera fakta om krisen. Detta innebär att analysera hur krisen påverkar er specifika verksamhet och förstå de omedelbara och långsiktiga konsekvenserna. Chefens roll är, förutom att vara ett stöd för personalen, även att vara strategisk, att sätta krisen i ett sammanhang för er verksamhet och att ansvara för att tänka framåt, planera nästa steg och överväga hur normal verksamhet kan återupprättas.

Tips

• Samla in relevant information från pålitliga källor. Detta kan inkludera interna nyheter på miun.se, information via e-post eller Chefsforum i Teams, externa nyhetskällor, information från andra myndigheter och direkta observationer från personal.
  
  
• Involvera experter. Om möjligt, ta hjälp av experter inom relevanta områden för att få en mer nyanserad bild av krisen och dess potentiella effekter. Det kan finnas experter både i och utanför er egen verksamhet, samt både inom och utanför Mittuniversitetet. 
  
  
• Bedöm hur krisen påverkar olika delar av er verksamhet. Identifiera både omedelbara och potentiella långsiktiga konsekvenser.
  
  
• Kommunicera lägesbilden. Se till att den insamlade och analyserade informationen kommuniceras tydligt till alla berörda parter. Utgå från er kriskommunikationsplan och använd överenskomna kanaler.
  
  
•  För logg över vad du kommunicerar, till vem och när. Då får du en bättre överblick kring informationen och vilka som vet vad. Detta blir också värdefullt senare när du vill se tillbaka på krisens olika skeenden.

Beroende på krisens art och omfattning kan du behöva agera snabbt och leda din verksamhet utifrån de förändrade förutsättningarna. Det kan handla om att avgöra vilka delar av verksamheten som ska prioriteras och vilka som ska pausas, vilka arbetsuppgifter som är viktigast och vilka som kan vänta, samt vilka medarbetare som kan få andra ansvarsområden under krisen.

Tips

• Samla din ledningsgrupp, om du har en sådan. Studierektorer kan exempelvis ha värdefull information om hur medarbetare är bemannade, samt ledigheter och sjukskrivningar, proprefekter och ämnesansvariga kan ha viktig information om verksamheten samt vara en länk till programansvariga. 
  
  
• Identifiera vilka delar av verksamheten som är mest kritiska och fokusera resurserna där det behövs mest. Prioritera åtgärder som direkt kan minska risker eller skador.
  
  
• Uppmuntra medarbetare som inte berörs av krisen att stödja mer utsatta kollegor vid behov genom att de erbjuder varandra hjälp och sätter in varandra i de nya eller förändrade arbetsuppgifterna. 
  
  
• Utse en person med ett särskilt uppdrag att dokumentera krisens skeenden och vilka beslut som fattas.
  
  

Alla reagerar olika i krissituationer och den som vanligtvis är lugn och rationell kan visa andra sidor i en kris, och tvärtom. Många medarbetare vill kanske ha svar på ”om x och y händer hur gör vi då?”. De flesta blir trygga och känner förtroende för en chef som är närvarande, uppriktig och beslutsför. Visa att du förstår oron, men försök behålla lugnet och skapa en känsla av kontroll.

Tips

• Ta en sak i taget. ”Just nu tar vi det här beslutet men det kan ändras om läget ändras”. Att berätta att vi följer våra rutiner skapar trygghet.
  
  
• Uppmuntra till sociala kontakter mellan medarbetare. Fråga varandra om hur ni mår, erbjud varandra hjälp och stöd. 
  
  
• Försök skapa en känsla av närhet även om ni befinner er på olika orter eller arbetar hemifrån.
  
  
• Företagshälsovården och/eller universitetspräst kan erbjuda samtalsstöd vid behov. 

Även du som chef behöver avlastning, stöd och råd under en kris. Säkerställ att du inte står ensam. Prata med någon, exempelvis stödfunktioner/rådgivare, din egen chef eller en chefskollega. Prioritera din egen återhämtning även i kris. Utan sömn, mat och vila kan du ändå inte prestera fullt ut.

Tips 

• Kontakta tidigt interna stödfunktioner som kan underlätta krisarbetet, såsom HR-specialist, kriskommunikatör, jurist, säkerhetsansvarig, eller andra funktioner som kan bidra i just denna kris. 
• Ha regelbundna avstämningar med din närmaste chef eller en chefskollega. Dela dina erfarenheter, få råd och diskutera strategier för att hantera krisen.
• Utse en biträdande chef eller en annan betrodd medarbetare som kan ta över vissa av dina ansvarsområden vid behov. Detta säkerställer kontinuitet och minskar belastningen på dig som chef.
• Var medveten om dina egna begränsningar och var inte rädd för att be om hjälp när det behövs.