Registrera tjänsteresa

Om resan och dess utlägg ska kvittas mot ett redan beviljat reseförskott, kom ihåg att bocka i detta alternativ.

Ange ändamål för resan samt bifoga agenda/konferensprogram eller likvärdig handling som styrker att resan är en resa i tjänsten. Säkerställ att datum för resan framgår av underlaget.

Ange restiderna enligt nedan för att traktamentet ska beräknas korrekt.

Rad 1: På första raden noteras resan i sin helhet med avresedatum och klockslag samt hemkomstdatum och klockslag när du har lämnat ditt hem/kontor och kommit tillbaka till ditt hem/kontor.

Rad 2: På andra raden noteras avresedatum och klockslag när du lämnar Sverige. Land (Resmål) är det ankomstland du reser till. Notera ankomstdatum och klockslag när du anländer till resmålet. Du behöver inte registrera eventuella mellanlandningar.

Rad 3: På tredje raden noteras avresedatum och klockslag när du lämnar resmålet. Land (Resans slutmål) är i regel Sverige. Notera ankomstdatum och klockslag när du anländer till Sverige. Du behöver inte registrera eventuella mellanlandningar.

Exempel på registrering av tider för tjänsteresa

Exempelresan är till Albanien under perioden 4-7 september.

Resan i sin helhet startar när medarbetaren lämnar hemmet kl 06:00 den 4 september och avslutas när medarbetaren kommer tillbaka till hemmet kl 18:15 den 7 september. 

Medarbetaren lämnar Sverige då flyget avgår från Arlanda kl 09:30 den 4 september och ankommer Albanien kl 13:30 den 4 september.

Medarbetaren lämnar Albanien då flyget avgår kl 10:00 den 7 september och ankommer Arlanda kl 14:30 den 7 september.

Nattraktamente utgår när arbetsgivaren inte har några faktiska logikostnader för dig (vanligen i form av en hotellräkning). Nattraktamente kan alltså exempelvis bli aktuellt om du övernattar hos en släkting eller vän.

Bocka i de nätter där ovanstående gäller.

Har du betalat alla dina måltider under resan själv ska du markera Ja vid ”Jag har betalat alla måltider”. Har du blivit bjuden på måltider, registrerar du detta i rutorna under Måltider.

Fri måltid

Fri måltid innebär att traktamentet minskas för måltiden du blivit bjuden på.

Bocka i endast "Fri måltid" vid följande tillfällen:

• När frukost obligatoriskt ingår i logipriset.
• För måltider som avser extern eller intern representation. Läs mer om Mittuniversitetets representationsregler

Med kostförmån

Fria måltider som du blivit bjuden på av arbetsgivaren eller någon annan ska du även förmånsbeskattas för. Bocka i rutorna för både ”Fri måltid” och ”Med kostförmån” vid följande tillfällen:

• För alla måltider du har blivit bjuden på som inte är representation. Så som tex lunch/middag som ingår under en konferens, utbildning eller i samband med arbetsmöten.
• För frukost som varit tillval utöver logipriset.

Lämna rutorna tomma för nedan måltider:

• När måltid obligatoriskt ingår i priset på allmänna transportmedel.
• För måltider du har betalat själv.

Exempel på registrering av måltider där frukost obligatoriskt ingår i hotellpriset samt lunch och middag har ingått i konferensen

Kontering är obligatoriskt att registrera för resan. Du hittar konteringen i kontplanen för din institution/avdelning. Har du frågor om resans kontering kontaktar du din chef/prefekt alternativt er avdelningsekonom.

Mittuniversitetets kontoplan

Under fliken Avbrott i resa anger du vilken orsak till avbrottet du har haft under din tjänsteresan. Avbrottet kan vara att du åker någon dag tidigare än till exempel en konferens startar eller att du stannar kvar någon dag efter att till exempel en konferens har avslutats.

Kom även ihåg att registrera frånvaron/avbrottsorsak (semester, sjuk och tjänstledighet) som egna fråvaroärenden i Primula.

Avbrottet får ej vara en avrese/hemresedag.

Ange 06.00 till 23.59 som klockslag för en hel dags avbrott.

I fliken Utlägg Utrikes registrerar du de utlägg i utländsk valuta som du har haft under din tjänsteresa och som du vill få ersättning för. Om du har haft utlägg som är betalat i svenska kronor registrerar du dessa under fliken Utlägg Inrikes.

• Klicka på ny rad, välj typ av utlägg från listan. Varje kvitto ska ha en egen rad.
• Ange valutakod.
• Ange valutakurs per den dag utlägget gjordes.
  • Du tar fram valutakurs genom att klicka på valutaomvandlare, fyll i valutakod och välj det datum utlägget gjordes.
  • Om du har betalat utgifter med kredit eller betalkort behöver du bifoga underlag för utlägget som påvisar vilken valutakurs som just ditt kortföretag har tillämpat.
• Ange beloppet som står på kvittot.
• Om utlägget ska konteras på annat sätt än övriga resan, klicka på knappen avvikande kontering och lägg in den kontering som gäller för utlägget.

Kom ihåg att bifoga underlag för kvittot.

I fliken Utlägg Inrikes registrerar du utlägg gjorda i svenska kronor som du har haft för din tjänsteresa och som du vill få ersättning för. Om du har haft utlägg som är betalat i annan valuta registrerar du dessa under fliken Utlägg Utrikes.

• Klicka på ny rad, välj typ av utlägg från listan. Varje kvitto ska ha en egen rad.
• Ange total beloppet som står på kvittot samt momsen.
• Om utlägget ska konteras på annat sätt än övriga resan, klicka på knappen avvikande kontering och lägg in den kontering som gäller för utlägget.

Kom ihåg att bifoga underlag för kvittot.

Om du under din tjänsteresa har representerat så ska du ange detta under denna flik.

• Välj ny rad.
• Välj vilken typ av representation det gäller i listan.
• Ange Antal personer och deras namn och företag/organisation - alternativt klicka i rutan för Bilaga bifogas om du istället bifogar en lista med deltagarnas namn och företag.
• Ange Valutakod, Valutakurs och Belopp.
• Ange syftet till representationen.

Om representationen ska konteras på annat sätt än övriga resan, klicka på knappen avvikande kontering och lägg in den kontering som gäller för representationen.

Mittuniversitetets representationsregler

I denna flik anger du om du har rest med egen bil.

• Välj bilers skattefri låg/normal (km) i listan. I och med detta val kommer du att få utbetalt den skattefria ersättningen.
• Bilmedgivande kan endast ges för resor inom Sverige. Om du har bilmedgivande från din chef som gör att du är berättigad även den skattepliktiga ersättningen bockar du i rutan för Bilmedgivande finns.
• Ange Färdväg, din tur och retur resa, samt ange totala sträckan under Antal kilometer.

När du är klar med ditt ärende kan du under fliken Slutför klicka på Beräkna för att få fram en preliminär uppgift om utbetalning för reseräkningen.

Du kan även klicka på knappen Skriv ut för att titta på en sammanställning över hela reseräkningen inklusive konteringen för hela ärendet.

Om din reseräkning ska attesteras av annan chef kan du här välja att skicka ärendet vidare till denne. Välj vilken organisation denne chef tillhör genom att klicka Välj annan organisation.

Under denna flik kan du även lämna ytterligare information om själva reseärendet. Välj då Lägg till meddelande.

Kontrollera även att alla bilagor/underlag finns med i ärendet.

För att skicka reseärendet vidare i flödet klickar du på Skicka ärende.

Ett underlag så som agenda/konferensprogram eller likvärdig handling som styrker att resan är en resa i tjänsten ska i regel bifogas i ärendet. Säkerställ att datum för resan framgår av underlaget.

Om resan har skett mellan våra campusorter behövs i regel inget agenda/konferensprogram.

Om du har haft utlägg under resan måste kvitto bifogas ditt ärende oavsett om det är ett fysiskt eller digitalt kvitto då granskare och attesterare måste kunna ta del av dem för att se vad utlägget avser.

• Börja med att spara ner ditt kvitto på din dator. Ett fysiskt kvitto skannar du först in och ett digitalt kvitto ska sparas i sitt originalformat.
• Bifoga det inskannade/digitala kvittot i ärendet genom att antingen dra filen till området för bilagor eller tryck på bläddra för att öppna utforskaren och där klicka på filen du vill lägga till. Kom ihåg att spara ärendet.
• Digitalt kvitto bifogas i sittt orginalformat i ärendet.
• Fysiskt originalkvitto skannas och bifogas i ärendet. Det är viktigt att skannat kvitto går att öppna och läsa. Fysiska originalkvitton behöver inte skickas in till HR avdelningen för arkivering längre. Behåll det fysiska papperskvittot tills du erhållit din ersättning, därefter kan kvittot kastas.

Om resan och dess utlägg ska kvittas mot ett redan beviljat reseförskott, kom ihåg att bocka i detta alternativ.

Resan noteras i sin helhet med avresedatum och klockslag samt hemkomstdatum och klockslag när du har lämnat ditt hem/kontor och kommit tillbaka till ditt hem/kontor.

Nattraktamente utgår när arbetsgivaren inte har några faktiska logikostnader för dig (vanligen i form av en hotellräkning). Nattraktamente kan alltså exempelvis bli aktuellt om du övernattar hos en släkting eller vän.

Bocka i de nätter där ovanstående gäller.

Ange ändamål för resan samt bifoga agenda/konferensprogram eller likvärdig handling som styrker att resan är en resa i tjänsten. Säkerställ att datum för resan framgår av underlaget.

Om resan har skett mellan våra campusorter behövs i regel inget underlag.

Kontering är obligatoriskt att registrera för resan. Du hittar konteringen i kontplanen för din institution/avdelning. Har du frågor om resans kontering kontaktar du din chef/prefekt alternativt er avdelningsekonom.

Mittuniversitetets kontoplan

Bocka i "Fri måltid" vid följande tillfällen:

• När frukost obligatoriskt ingår i logipriset.
• För måltider som avser extern eller intern representation. Läs mer om Mittuniversitetets representationsregler

Bocka i ”Fri måltid” och ”Med kostförmån” vid följande tillfällen:

• För alla övriga måltider du har blivit bjuden på. Så som tex en lunch/middag som ingår under en konferens/utbildning.

Lämna tomt:

• När måltid obligatoriskt ingår i priset på allmänna transportmedel.
• För måltider du har betalat själv.

Exempel på registrering av måltider där frukost obligatoriskt ingår i hotellpriset samt lunch och middag har ingått i konferensen.

I fliken Avbrott i resa anger du vilken orsak till avbrottet du har haft under din tjänsteresan. Avbrottet kan vara att du åker någon dag tidigare än till exempel en konferens startar eller att du stannar kvar någon dag efter att till exempel en konferens har avslutats.

Kom även ihåg att registrera frånvaron/avbrottsorsak (semester, sjuk och tjänstledighet) som egna fråvaroärenden i Primula.

Avbrottet får ej vara en avrese/hemresedag.

Ange 06.00 till 23.59 som klockslag för en hel dags avbrott.

I den här fliken registrerar du utlägg gjorda i svenska kronor som du har haft för din tjänsteresa. Om du har ett utlägg i utländsk valuta som är kopplat till tjänsteresan måste detta utlägg registreras för sig i ett eget ärende i formuläret MIUN Enbart utlägg/repre/bilers.

• Klicka på ny rad, välj typ av utlägg från listan. Varje kvitto ska ha en egen rad.
• Ange total beloppet som står på kvittot samt momsen.
• Om utlägget ska konteras på annat sätt än övriga resan, klicka på knappen avvikande kontering och lägg in den kontering som gäller för utlägget.

Kom ihåg att bifoga underlag för kvittot.

Om du under din tjänsteresa har representerat så ska du ange detta under denna flik.

• Välj ny rad.
• Välj vilken typ av representation det gäller i listan.
• Ange Belopp.
  Ange Antal personer och deras namn och företag/organisation - alternativt klicka i rutan för Bilaga bifogas om du istället bifogar en lista med deltagarnas namn och företag.
• Ange syftet till representationen.

Om representationen ska konteras på annat sätt än övriga resan, klicka på knappen avvikande kontering och lägg in den kontering som gäller för representationen.

Mittuniversitetets representationsregler

I denna flik anger du om du har rest med egen bil.

• Välj bilers skattefri låg/normal (km) i listan. I och med detta val kommer du att få utbetalt den skattefria ersättningen.
• Om du har bilmedgivande från din chef som gör att du är berättigad även den skattepliktiga ersättningen bockar du i rutan för Bilmedgivande finns.
• Ange Färdväg och Antal kilometer.

När du är klar med ditt ärende kan du under fliken Slutför klicka på Beräkna för att få fram en preliminär uppgift om utbetalning för reseräkningen.

Om din reseräkning ska attesteras av annan chef kan du här välja att skicka ärendet vidare till denne. Välj vilken organisation denne chef tillhör genom att klicka Välj annan organisation.

Under denna flik kan du även lämna ytterligare information om själva reseärendet. Välj då Lägg till meddelande.

Kontrollera även att alla bilagor/underlag finns med i ärendet.

För att skicka reseärendet vidare i flödet klickar du på Skicka ärende.

Ett underlag så som agenda/konferensprogram eller likvärdig handling som styrker att resan är en resa i tjänsten ska i regel bifogas i ärendet. Säkerställ att datum för resan framgår av underlaget.

Om resan har skett mellan våra campusorter behövs i regel inget agenda/konferensprogram.

Om du har haft utlägg under resan måste kvitto bifogas ditt ärende oavsett om det är ett fysiskt eller digitalt kvitto då granskare och attesterare måste kunna ta del av dem för att se vad utlägget avser.

• Börja med att spara ner ditt kvitto på din dator. Ett fysiskt kvitto skannar du först in och ett digitalt kvitto ska sparas i sitt originalformat.
• Bifoga det inskannade/digitala kvittot i ärendet genom att antingen dra filen till området för bilagor eller tryck på bläddra för att öppna utforskaren och där klicka på filen du vill lägga till. Kom ihåg att spara ärendet.
• Digitalt kvitto bifogas i sitt orginalformat i ärendet.
• Fysiskt originalkvitto skannas och bifogas i ärendet. Det är viktigt att filen med det skannade kvittot går att öppna och läsas korrekt i sin helhet. Fysiska originalkvitton behöver inte skickas in till HR avdelningen. Behåll det fysiska papperskvittot tills du erhållit din ersättning, därefter kan kvittot kastas.