Checklista för institutioner inför studentutbyte

Ansökan om en av Mittuniversitetets utbytesplatser är online via systemet MobilityOnline. Ordinarie ansökningsperiod är kring november-december årligen, för utbytesstudier kommande läsår. Sena ansökningar till hösttermin kan hanteras i mån av tid (eg deadlines vid partneruniversiteten). Ta kontakt med IRO om du har studenter som vill söka efter att ansökan stängts och ansökningslänken borttagen från webben.

Restplatser: Ansökningsperioder för restplatser för kommande vårtermin  är vanligtvis under vårterminen innan (maj), men kan variera. Den ansökningsomgången gäller för utbytesstudier vårterminen 2023.

Studenter ombeds att ha 1-3 värduniversitet i sin ansökan. 

För att kunna söka en utbytesplats behöver studenterna informeras om vilken termin i deras utbildning som lämpar sig för utbytesstudier och partneruniversitet som är möjliga. Studenter kan söka institutionens egna Erasmus-avtal, och/eller universitetsövergripande avtal och nätverk.

I sin utbytesansökan behöver studenterna utöver sina personuppgifter även ladda upp ett personligt brev (1-2 sidor på engelska) och Ladok-intyg på avklarade kurser. 

Ansökningar som uppfyller behörighetskraven och godkänns av den akademiska kontaktpersonen i MobilityOnline (se steget "Behörighetsgranskning och meritvärdering") får besked via MobilityOnline med en uppmaning att logga in och tacka ja eller nej till nomineringen. När studenten tackat ja skickas nomineringen till värduniversitetet via MobilityOnline. Detta steg ansvarar IRO för. Efter detta kontaktas studenten, och i vissa fall även kontaktperson och IRO, av värduniversitetet med information om hur studenten går vidare med ansökan till dem. Ansökningsprocesser och deadlines hos värduniversiteten varierar.

Klicka här för att läsa mer om ansökan om utbytesstudier och utlysningsperioder

Utbytesstudier ska vara möjligt för alla. Ett mål med Erasmus+ är att fler studenter med begränsade möjligheter eller underrepresenterade grupper ska kunna delta i internationella utbyten. Erasmus+ erbjuder därför extra ekonomiskt stöd, inkluderingsbidrag, för att möjliggöra deltagande för alla oavsett bakgrund eller livssituation.

Begreppet "begränsade möjligheter" avser sådant som kan innebära hinder för att delta i utbyte, exempelvis funktionsnedsättning och/eller långvarigt nedsatt hälsa, socioekonomiska och/eller geografiska faktorer, med mera. Kontakta IRO för mer information.

Läs mer om stöd för deltagare med funktionsnedsättning här

Läs mer om hur Erasmus + stödjer inkludering och mångfald på Universitet-och Högskolerådets hemsida.

Efter att ansöknings-deadline för utbytesstudier passerat loggar den akademiska kontaktpersonen in i Mobility-Online för att behörighetsgranska och registrera meritvärden på sina studenters ansökningar. Det går också bra att göra detta löpande under ansökningsperioden. Om du behöver hjälp med detta, kontakta IRO. Det finns även en lathund till MobilityOnline. Klicka här för att komma till MobilityOnline lathunden (kommer snart).

När en ansökan är granskad och meritvärderad, och studenten kan erbjudas nominering till en plats så skickas besked till studenten via MobilityOnline med en uppmaning om att tacka ja eller nej till nomineringen. Detta steg som sker efter meritvärder är registrerat, ansvarar IRO för. När studenten tackat ja skickas information om nomineringen till värduniversitetet via MobilityOnline. Även detta steg ansvarar IRO för. Då kontaktas studenten och i vissa fall även kontaktperson och IRO, av värduniversitetet med information om hur de går vidare med ansökan till dem. I vissa fall behöver du som akademisk kontaktperson i detta skede nominera studenten enligt värduniversitetes instruktioner (eg mail från MobilityOnline är ofta inte tillräckligt som nominering då de flesta läosäten endast tar emot nomineringar via sina egna system).

Klicka här för information om hur meritvärde beräknas.

Klicka här för att komma till studentsidorna med ansökningsperioder.

Klicka här för att komma till MobilityOnline lathund- registrering av meritvärde (kommer snart)

Studenter som undersöker möjligheter till utbytesstudier för en framtida termin eller har nominerats till en specifik utbytesplats informeras om att diskutera möjliga kurser med sin institution.  Studenterna behöver först själva behöva leta lämpliga kurser och kursbeskrivningar, för att sedan stämma av dessa med institutionen.  Du som akademisk kontaktperson behöver ofta hjälpa studenten med kursvalen, antingen i samråd med programansvarig eller ämnesansvarig eller att du hänvisar vidare till dem.

Det är viktigt att institutionen kan göra en bedömning huruvida kurserna utomlands kommer att kunna tillgodoräknas mot studentens tänkta examen, så att studenten kan fylla i sina kursval i ett Learning Agreement innan utresa. Learning Agreement är studentens förhandsbesked på att kurserna kan tillgodoräknas i deras examen och är obligatoriskt att fylla i och signeras innan utresa.

Läs mer om Learning Agreement i nästa steg.

När studenten gjort sina kursval för utbytesstudierna skrivs Learning Agreement.

Det finns två olika versionerna av Learning Agreement. Digitalt Learning Agreement för studier inom Erasmus+ (DLA) eller Learning Agreement (LA) för studier utanför Europa/Erasmus+. 

Båda versioner av Learning Agreement innehåller kontaktinformation till student, hemlärosäte, och värdlärosäte, namn på alla kurser som planeras läsa utomlands, och hur de planeras att tillgodoräknas på hemlärosätet. Exempelvis valbar termin 30 hp, eller ämne och nivå (tex Företagsekonomi B, 30 hp). Dokumentet signeras av studenten och kontaktpersoner på båda lärosäten. När dokumentet är ifyllt och undertecknat av samtliga parter är det en preliminär överenskommelse på att kurserna studenten läser utomlands kan tillgodoräknas mot den tänkta examen, förusatt att överenskommelsen följs. Färdigställt Learning Agreement med alla signaturer är ett krav för att studenten ska kunna beviljas Erasmus+ stipendium.

Studier inom Erasmus+

Digitalt Learning Agreement skrivs och signeras av samtliga tre partner i systemet MobilityOnline. DLA initieras av studenten när kursvalen är godkända.

Studier utanför Europa

När studentens kursval är godkända av institutionen fyller studenten i sitt Learning Agreement. När dokumentet är ifyllt och undertecknat av samtliga parter är det en preliminär överenskommelse att kurserna studenten läser utomlands kan tillgodoräknas mot den tänkta examen, förutsatt att överenskommelsen följs. Dokumentet ska vara helt färdigställt, med alla tre signaturer, innan studenten reser. 

Klicka här för att komma till mallen för Learning Agreement Learning Agreement utanför Europa (word dokument). 

Kopia av dokumentet skickas av studenten till International Relations Office.

Alla studenter som fått en utbytesplats på ett värduniversitet inom Europa/EES beviljas EU:s Erasmus+ stipendium. Anskningsblanketten finns att ladda ner på student-webben och fylls i av studenten. Blanketten behöver signeras av den akademiska kontaktpersonen på institutionen innan den lämnas till International Relations Office i god tid innan avresa.

I de fall deltagare behöver pedagogiskt stöd eller särskilda anpassningar under sin tid utomlands inom utbytesprogrammet Erasmus+ finns även möjlighet att söka extra bidrag för merkostnader.

Klicka här för mer information om Erasmusstipendiet för studier

EU-kommissionen kräver att all studenter inom Erasmus+ programmet genomför ett webb-baserat språktest innan utresa och efter hemkomst. Testet heter Erasmus+ Online Language Support (OLS), tar cirka 30-40 minuter att genomföra och är en bedömning som jämför studenters språkkunskaper innan och efter Erasmusperioden. Resultaten delas inte med värduniversitetet utan är endast för EU-kommissionens egen utvärdering och för studentens kännedom. För den som vill finns sedan möjlighet att gå en webb-baserad språkkurs.

Testet genomförs i det huvudsakliga språket för utbytet.
Vi rekommendera att göra testet innan ifyllnad av Learning Agreement, eftersom resultatet ska fyllas i där.

Länk till testet skickas till nominerade studenter av IRO.

Studenten behöver vara registrerad på Mittuniversitetet under sin utbytessperiod. Bland annat av försäkringsskäl och för att kunna få studiemedel.  International Relations Office registrerar studenterna på utbytesstudier i Ladok ca en vecka innan terminsstart. 

Studenter söker studiemedel för utlandsstudier hos CSN som vanligt på "Mina sidor." Studenter som ska studera utomlands på höstterminen rekommenderas att samtidigt söka studiemedel för den kommande vårterminen i Sverige. På så sätt har studenten ett beslut om studiemedel för hela läsåret och undviker fördröjning av utbetalning av vårterminens studiemedel, vilket riskerar att hända om betyg och tillgodoräknande från utbytet dröjer.

Beroende på var studenten ska åka så behövs olika typer av försäkringar. Studenter rekommenderas att se över sin hemförsäkring och se vad den täcker, för att sedan överväga om det behövs ett komplement.

EU-kortet
Studenter informeras om att de ska beställa ett europeiskt sjukförsäkringskort hos Försäkringskassan för utbyten inom EU/EES. Det ger rätt till nödvändig sjukvård i det landet.

Student-UT försäkring
Alla utresande studenter som studerar eller praktiserar utomlands inom ramen för sitt program (registrerade i ladok under utlandsperioden) är automatiskt försäkrade via Kammarkollegiets försäkring Student UT under hela studieperioden samt två veckor före och efter. Studenterna får försäkringskortet från IRO, men studenterna är försäkrade oavsett om de har ett faktiskt kort eller ej.

Studenterna rekommenderas även att ladda ner appen "Kammarkollegiet på resan."

Vid en del universitet i USA och Kanada är det obligatoriskt för utbytesstudenter att också köpa värduniversitetets egna försäkring. 

Klicka här för att komma till Försäkringsvillkoren för Kammarkollegiet STUDENT UT

I vissa fall behöver studenter som ska studera utomlands ansöka om visum, uppehållstillstånd, eller inresetillstånd. Exempelvis om studenten inte har europeiskt medborgarskap, eller om studenten ska studera utanför Europa.  Det är studentens ansvar att i god tid kontakta ambassad eller konsulat för att ta reda på vad som gäller. Visumkostnader kan vara ganska höga och ansökningstiden lång, så det är viktigt att studenten i god tid tar reda på vad som gäller för det land som hen planerar studera.

Erasmus Student Charter är en del av kontraktet för Erasmus+ stipendium. Det beskriver rättigheter och skyldigheter, som inbegriper både student, hemuniversitet, och värduniversitetet.

Klicka här för att läsa Erasmus Student Charter (PDF).

Vi vill veta att studenten tryggt och säkert kommit fram till sitt värduniversitet, och få bekräftelse på datumen för studentens studieperiod.

Studenten informeras av IRO om att de ska ladda upp blanketten Confirmation of studies abroad i MobilityOnline inom 2 veckor efter ankomst och innan hemresa. Blanketten finns att ladda ner på studentwebben.

Klicka här för att komma till blanketten Confirmation of studies abroad (PDF)

Ibland behöver studenter ändra sina kursval efter att de kommit på plats på värduniversitetet. Om detta händer ombeds studenterna att omgående kontakta den akademiska kontaktpersonen för avstämning kring nya kursval, och även International Relations Office ska informeras.

Digitalt Learning Agreement kan ändras direkt i MobilityOnline och signeras på nytt. Pappersvarianten kan behöva skrivas om, beroende på hur stora ändringarna är. Uppdaterat dokument skickas av studenten till IRO.

Studenterna får ett antal enkätfrågor om sin utbytesperiod att svara på i systemet MobilityOnline. Om studenten godkänner publicering kommer svaren att vara synliga för andra som söker fram det värduniversitetet i MobilityOnline.

Klicka här för att komma till MobilityOnline startsida

Klicka först på Agreements innan du börjar filtrera, för att enklast se vilka avtal som finns för respektive ämne. Observera att databasen är ny och inga reserapporter finns tillgängliga ännu.

Det är ovanligt, men det händer att studenter väljer att avbryta utbytesstudierna av olika anledningar. Om detta händer behöver studenten omgående meddela både värduniversitetet och Mittuniversitetet. Om du har en student på utbytesstudier som meddelar dig att de behöver avbryta, kontakta IRO.

Studenten behöver själv ansöka om tillgodoräknande via Examensenheten efter att de fått sina betyg från värduniversitetet. Betygen skickas ibland automatiskt, och ibland behöver studenten själv beställa ett officiellt betygsutdrag från värduniversitetet innan hemresa. Inför ansökan om tillgodoräknande behöver studenten också ha tillgång till kursplanerna (på papper eller digitalt).

Studenten ansöker till Examensenheten genom att fylla i Ansökan om Tillgodoräknande online. Learning agreement, kursplaner, och betygsutdraget behöver bifogas. Information finners på sidan om tillgodoräknande

Ibland uppstår problem med behörighet till kommande termins kurser om studenten inte hunnit få kurserna från utbytet tillgodoräknade i Ladok innan nästa termin startar vid MIUN och dessa poäng behövs för behörighet att gå vidare i utbildningen. I dessa fall behöver studenten hjälp av institutionen.

Studenter som får Erasmusstipendiet förbinder sig till följande rapportering. Påminnelser skickas av IRO.

1.  Underskrivet Confirmation of departure laddas upp i MobilityOnline. Datumen ska vara de faktiska datumen på plats på värduniversitetet.

2. Besvara Erasmus Participant Survey. Länk till rapporten skickas till studentens e-post. 

3. Gör OLS språkbedömning. Länk till bedömningen skickas till studentens e-post.

När detta är inskickat får studenten de återstående 30% av Erasmusstipendiet.

Studenter som studerat utomlands är våra bästa ambassdörer för att inspirera andra till utbytesstudier. IRO publicerar intervjuer på webben löpande och bjuder in tidigare utbytesstudenter att berätta om sina erfarenheter vid exempelvis öppna informationspass.

Du som akademisk kontaktperson får gärna uppmuntra studenter att dela med sig av sina erfarenheter med sina klasskamrater under program-specifika informationspass eller vid andra tillfällen som kan passa.