Digitala event
Ska du arrangera ett digitalt event? Här hittar du information om vad som är bra att tänka på om du vill hålla i planering och genomförande själv.
Extern hjälp
Vänd er till den interna Medieproduktionsenheten i god tid för film- och streaminguppdrag. Ska du sända hela eller delar av ditt event, kanske från en studio? Oavsett vilket så finns Medieproduktionsenheten nära till hands för att hjälpa er längs vägen.
Ni når oss enkelt via medieproduktion@miun.se så bokar vi in ett möte där vi går igenom era exakta behov.
Event i Zoom Meeting eller Zoom Webinar
Planering
- Planering är oerhörd viktig. Vem gör vad och när? Är det ett större digitalt event? Titta gärna igenom denna eventplan och checklista.
- Använd dig av ett (eller flera beroende på eventets omfattning) körschema där alla hålltider och programpunkter är tydligt presenterade. Dela körschemat med alla medverkande, till exempel presentatörer, moderator och de som jobbar backoffice.
- Ett vanligt Zoom eller ett Zoom Webinar? Eller kanske en kombination? Beroende på syfte och innehåll, fundera över vad som passar bäst.
- Behöver eventet en egen konferenswebb där program och länkar publiceras? Vid ett större digitalt event med många länkar är det bra att hänvisa till en konferenswebb eftersom det gör det lätt att uppdatera länkar och att ändra i programmet.
- Planera in pauser och interaktivitet. Tänk mer av TV-sändning. Om ni ska använda exempelvis Menti – förbered deltagarna/åhörarna på detta.
- Stäm av med de medverkande om de i sina presentationer kommer att lyfta exempelvis webbadresser, kontaktuppgifter eller annat. Samla informationen i ett worddokument som den chattansvarige sedan lägger in i chatten.
Gemensam bakgrundsbild för alla medverkande
- Kolla med presentatörerna om deras presentationer kommer att delas efteråt, och i så fall var. Denna fråga är vanlig från åhörare och är viktig att den chattansvarige kan svara på under webbinariet.
Start- och slutbilder
- Start- och slutbilder är en trevlig inramning på webbinarier. En snygg powerpoint som delas ca 10 min innan start är välkomnande för åhörarna. Här möts åhörarna av information om när eventet startar och om webbinariet kommer att spelas in. Om det är ett Zoom Webinar informerar du åhörarna om att de inte kan starta ljud och kamera, men att de kan ställa sina frågor i Q&A eller i chatten.
- Som avslutning lägger du en bild med exempelvis "Tack för ditt deltagande" och kontaktuppgifter. Vill du, kan du också lägga in musik i presentationen.
- Gör även motsvarande för eventuella pausbilder, tekniska problem etc.
Övriga tips
- Slå på ljud och kamera – i den ordningen. Då slipper du den irrande blicken när du letar efter muteknappen.
- Dubbelkolla att presentatörerna har upphovsrätt för det de visar. Detta är särskilt viktigt vid inspelning!
- Moderatorn bör tänka till kring sitt manus – det kan hjälpa väldigt mycket kopplat till tillgänglighet och syntolkning!
- Se till att alla medverkande vet hur ni ska kommunicera om frågor uppstår under eventet.
- ITHU (Nätverket för IT i högre utbildning) har bra tips för dig som ska arrangera en onlinekonferens
-
Att planera ett event
När det är klart att ni ska arrangera ett event är det bra att inleda med att titta igenom en eventplan. I planen listas saker som är bra att fundera över redan i uppstarten av arbetet.
-
Budget
Alla event behöver en budget som synliggör kostnader och intäkter.
Kontakta din institutions-/avdelningsekonom för hjälp med budget för eventet samt vid behov lägga upp projektkontot.
-
Körschema
Vid digitala event är planeringen viktigt. För att underlätta den är det en bra idé att göra ett (eller flera beroende på hur omfattande eventet är) körschema. I körschemat samlar du all viktig information - exempelvis alla länkar, kontaktuppgifter till medverkande, tider för teknikcheck mm.
Sedan fyller du i vem som gör vad och när. Det är viktigt att ha tydliga roller, exempelvis vem som ansvarar för chatt, vem som delar startbild, vilka som spelar in osv.
Körschemat delar du med alla medverkande.
En mall som kan hjälpa dig att utforma ett körschema för ditt event hittar du här.
-
Tips inför att delta i digitala möten
- För bästa ljud – använd gärna headset eller en bordsmikrofon. Försök att hitta en mer dämpad miljö för att undvika slammer och eko.
- För bästa ljus – se till att få belysning framifrån, inte från sidan eller bakifrån. Komplettera eventuellt med en bordslampa.
- Använd gärna en extern webbkamera.
- Om du har möjlighet – använd nätverkssladd, inte bara wifi
- Se till att bakgrunden är så neutral som möjligt med få störande element som kan ta uppmärksamhet från talaren. Alternativt kan du använda en bakgrundsbild.
- Tänk på placeringen i bild. Du ska inte ha för mycket luft ovanför ditt huvud. Du kan kanske ställa din laptop på några böcker för att få en bättre höjd.
- Om du ska presentera kan det ge ett trevligt och mer avslappnat intryck att stå upp. Det ger mer möjlighet till kroppsspråk och att röra sig lite mer i bild. Ställ en stol på bordet där du sedan placerar dator/kamera för att få rätt höjd.
- Ska du dela powerpoint, bild, ljud, film etc delas? Testa i så fall tekniken innan.
- För bästa upplevelse och funktioner när du deltar i Zoommöten – se till att du har klienten nedladdad.
- Även om ni är flera som ska presentera bör ni sitta vid varsin dator och kamera, såvida ni inte har tillgång till en studio. Sitter ni vid samma dator blir det ofta problem med både ljud och bild.
-
Zoom
Om du ska genomföra ett digitalt event i Zoom har du alternativen Zoom meeting och Zoom Webinar att välja mellan. Beroende på ditt events syfte och innehåll kan det ena vara mer fördelaktigt än det andra.
Zoom Meeting
Ett Zoom Meeting kan ha upp till 300 åhörare. I ett Zoom Meeting ser och hör alla åhörare varandra. Här finns också möjlighet att skapa så kallade Breakoutrooms om du vill att deltagarna ska diskutera eller arbeta med olika frågeställningar.
Zoom Webinar
Zoom Webinar kan ha totalt 500 åhörare (med de licenser vi har idag). I Webinar kan åhörarna själva inte slå igång ljud och kamera, däremot kommunicera i chatt eller Q&A. Åhörarna kan heller inte se övriga deltagare.
Webinar kräver en egen licens. Helpdesk hjälper dig med det.
När är Webinar att föredra?
Är mötet mer av en föreläsning eller ett panelsamtal som ska spelas in? Då kan Webinar vara att föredra, både utifrån säkerhetsaspekter och GDPR.
Men Webinar har även andra fördelar. Under inställningarna finns alternativet Practise session som innebär att du kan välja när Webinariet ska öppna för åhörarna. Q&A-funktionen gör att du som medverkande får en tydligare bild av vilka frågor som kommit in samt vilka som besvarats.
Webinar saknar för närvarande funktionen Breakoutrooms.
Här hittar du bakgrundsbilder samt frågor och svar om Zoom