Signera dina handlingar elektroniskt
Mittuniversitetet har en digital hantering av allmänna handlingar i Diariet. Därför ska handlingar som ska signeras, signeras elektroniskt.
Mittuniversitetet har en digital hantering av allmänna handlingar i Diariet.
Därför ska handlingar som ska signeras, signeras elektroniskt via exempelvis eduSign, Scrive, e-Avrop eller annan godkänd signeringstjänst.
Det är möjligt för flera personer att elektroniskt signera samma handling.
Mer information om EduSign och hur du använder det hittar du här.
Som elektronisk signatur gäller inte inskannad namnteckning/signatur, det är att anse som att handlingen saknar underskrift.
Blanda inte olika typer av signatursätt (elektroniskt och penna), då det kan resultera i en ogiltig signatur.
Om inkommen handling är signerad med penna, skannas dessa och tillförs ärendet. I vissa fall behöver dessa finnas kvar även på papper, originalen skickas då till registraturen.
Det gäller till exempel:
- Avtal med originalunderskrifter. Gäller även enklare överenskommelser då handlingen har underskrift i original.
- Beställningar, bekräftade offerter etcetera, som ersätter avtal och har underskrifter.
- Protokoll med underskrifter och som i förekommande fall även är justerade. Exempelvis från universitetsstyrelsen, fakultetsnämnder, råd till fakultetsnämnder, CSG, ämnes- och forskarkollegier, MBL-förhandlingar med mera.
- Inkomna handlingar på papper som innehåller bevisvärde. Exempel på handlingar är anspråk eller handling som inleder någon slags tvisteförfarande.
Observera att alla dessa typer av handlingar går att signera elektroniskt.
För mer information och fler exempel, se Gallringsbeslut 2023-3 Gallring av pappershandlingar efter skanning, bilaga 1 Pappershandlingar i original (MIUN 2023/724).
Att tänka på
Underskrift inom universitetet efterfrågas ofta i högre utsträckning än nödvändigt. Överväg därför om underskrift överhuvudtaget behövs eller kan ersättas med annan lösning.
Behöver du hjälp att reda ut vad som gäller kring underskrift av ett visst dokument, kontakta någon av Mittuniversitetets jurister.
Observera att om ett undertecknande tas bort kan fortfarande diarieföring eller bevarande i annat IT-system krävas.