Beräkna kontraktsvärde
När du kontrollerat att det inte finns något ramavtal för det aktuella inköpet ska du beräkna upphandlingens värde - kontraktsvärdet. Det är den totala kostnaden för ditt inköp som avgör hur du ska gå tillväga vid upphandlingen.
Kontraktsvärdet avgör val av upphandling
Tips för hur du beräknar kostnadsvärdet
- Räkna med hela avtalets löptid. Du får inte sprida ut dina inköp över tid för att på så vis hamna under en avgörande beloppsgräns.
- Om det är ett enstaka inköp - räkna med en avtalstid om 1 år.
- Vid ett längre eller återkommande behov - räkna med en avtalstid om 4 år.
- Alla eventuella optioner och förlängningsklausuler som finns i avtalet ska räknas med, som om de ska utnyttjas.
- Universitetets samlade behov av varan eller tjänsten ska tas med i beräkningen.
- Räkna hellre på ett högre kostnadsvärde än än ett för lågt.
- Moms ska inte tas med i beräkningen.
- Om en upphandling innehåller både varor och tjänster ska båda delar räknas med. Vid inköp av till exempel ett system ska även kostnader för utbildning och implementering tas med i kontraktsvärdet. Det är alltid det totala värdet som avgör.
- Även om du gör inköp från flera leverantörer beräknas kontraktsvärdet per kategori varor och/eller tjänster. Tolka brett och räkna till samma kategori om det låter lika.
Hur beräknar jag kostnadsvärdet utifrån universitetets samlade behov?
Det kan vara svårt för en enskild avdelning eller institution att överblicka universitetets totala behov. Vi måste ändå ta andras eventuella behov av inköp av varorna eller tjänsterna med i beräkningen.
Följande gäller:
- Varje avdelning/institution ska ha sådan framförhållning att de kan se när den egna verksamheten går över en beloppsgräns.
- Om det kan antas att flera avdelningar/institutioner har behov av samma produkt - ta kontakt med upphandlaren för att göra en samlad beräkning för hela universitetet.
- Vid osäkerhet kring beräkningen av belopp, eller om beloppet ligger nära en gräns - utgå från att beloppet kommer att hamna över gränsen.
Det är inte tillåtet att:
- dela upp en upphandling för att komma under en beloppsgräns, eftersom det är universitetets samlande inköpsbehov av en viss kategori vara eller tjänst som styr.
- ingå avtal med flera olika leverantörer avseende samma produktkategori i syfte att något eller flera av dessa avtal ska understiga en beloppsgräns.
Beloppsgränser
Efter att du beräknat kontraktsvärdet är det dags att avgöra vilket upphandlingsförfarande du ska använda dig av. Alternativen som du har att välja mellan är: direktupphandling, förenklad upphandling och öppen upphandling.
Direktupphandling
När det du ska köpa kostar maximalt 700 000 kronor ska du göra en direktupphandling. Vid belopp över 100 000 kr annonserar Upphandlingsfunktionen direktupphandlingen.
Annonserad upphandling
När det du ska köpa kostar mellan 700 000 kronor och 1 546 202 kronor gör Upphandlingsfunktionen en annonserad upphandling.
Öppen upphandling
När det du ska köpa överskrider 1 546 202 kr, gör Upphandlingsfunktionen en öppen upphandling.