Ansökningsprocess och mallar

Här beskrivs processen för projekt som hanteras inom portföljen för digitalisering.

Ansökningsprocess Digitalisering

Årligen avsätter förvaltningen medel för strategiska utvecklingsprojekt inom digitalisering. Projekt över 100 000 kronor kan finansieras av portföljen. Mindre projekt förväntas finansieras inom ordinarie ram.

Idébeskrivningar skickas in löpande under året.

Digitaliseringsprojekten ska:

bidra till universitetets utveckling inom digitalisering,
stödja Mittuniversitets mål och strategier,
gälla utveckling och inte säkerställa/förbättra enligt förvaltningsmodellen.

Samtliga digitaliseringsutvecklingsprojekt inom förvaltningen ska hanteras via portföljen, även om det inte krävs finansiering.

Idébeskrivning

För att ansöka om digitaliseringsprojekt skriver och skickar förslagsställaren inledningsvis in en idébeskrivning via det här formuläret till portföljkontoret. Idébeskrivningen ska innehåll en tydlig beskrivning av idén och nyttan med den. Projektidébeskrivningar kan skickas in löpande under hela året. Beslut om eventuell finansiering kommer tas vid portföljstyrningsmöten under året.

Portföljkontoret och ordförande för portföljstyrningen för Digitalisering granskar inskickade idébeskrivningar och återkopplar till förslagsställaren om idén godkänns för fortsatt hantering inom Digitaliseringsportföljen, om den behöver kompletteras eller avslås av någon anledning.

Projektplan

Efter godkännande för fortsatt hantering tar förslagsställaren fram en utförlig projektplan enligt en framtagen mall för interna projekt. För projekt med mindre verksamhetsstyrning kan uppdragsmallen användas.

Projektplanen ska innehålla tydlig beskrivning av mål och vilka aktiviteter som kommer att genomföras för att nå dessa mål. Den ska även beskriva nyttan och vilka effekter som projektet förväntas få för den egna verksamheten liksom för Mittuniversitetet i stort. Projektplanen ska även innehålla förslag på hur projektet ska förvaltas efter projekttiden om det behovet finns.

Alla Digitaliseringsprojekt förväntas leverera statusrapporter i samband med portföljstyrningsmöten. Det finns en särskild beskriven process för arbetet med statusrapporterna.

Mallar

Uppdrag - mall

Projektplan enkel - mall

Statusrapport - mall

Slutrapport

Bedömning och beslut om Digitaliseringsprojekt

Projekt som har godkänts följs upp vid ett antal tillfällen under innevarande år och då kan omprioritering ske om projekten inte kommer nyttja den finansieringen de har fått.

Portföljstyrningsgruppen för Digitaliseringsprojekten granskar och bedömer inkomna projektansökningar. Portföljstyrningsgruppen lämnar ett beslutsförslag till universitetsdirektören. Alla godkända utvecklingsprojekt ska ta fram en projektplan.

Deltagare i digitaliseringsportföljen

Digitaliseringsportföljen består av chef för Infrastrukturavdelningen (ordförande) och förvaltningens avdelningschefer samt resurser från fakulteterna.