Schemaunderlag som webbformulär

Beskrivning

Mittuniversitetets schemafunktion föreslår en utveckling av nuvarande schemaunderlagsmall från Word till webbformulär. Ett formulär skulle förenkla och effektivisera delar av schemaläggningsprocessen för alla intressenter – både schemaläggare och lärare. Idén bygger på att det ska gå att hämta upp utbildningsinformation automatiskt från databaser och därmed minska tiden det tar för manuellt sökande och ifyllande av information – tid som i stället kan läggas på andra arbetsuppgifter som utbildning, schemaläggning och utveckling. När lärarna till exempel anger kurskoden i webbformuläret ska utbildningsinformationen som schemaläggarna behöver i ett senare steg, automatiskt komma med i underlaget.
I förstudien, som Schemafunktionen/STUA gjorde tillsammans med INFRA, togs två lösningsförslag fram. Båda lösningsförslagen skulle förenkla för dem som fyller i underlagen om man jämför med nuvarande tillvägagångssätt. Lösningsförslag nr 1 skulle innebära att vi är beroende av TimeEdit vid uppdateringar, det skulle bli sårbart utan snabb återkoppling från supporten hos TimeEdit. STUA föredrar därför lösningsförslag nr 2 då vi endast behöver nyttja vår egen IT-support och blir då oberoende av TimeEdit samt att det är det mest kostnadseffektiva förslaget. Eventuellt ges en möjlighet att integrera med TimeEdit i framtiden om behov uppstår. Lösningsförslag 2 innebär att ett nytt webformulär tas fram för schemaunderlag men har ingen koppling till TimeEdit. Inkomna schemaunderlag sparas i denna lösning i Mittuniversitetets egenutvecklade databas. Det ger en bättre överblick över helheten så schemaläggningen kan planeras och prioriteras lättare.
I och med att förstudien nu är avslutad så önskar Schemafunktionen att fortsätta arbetet med att skapa ett webbaserat schemaunderlag tillsammans med utvecklare från INFRA.

Nytta

Schemafunktionen på Mittuniversitetet schemalägger ungefär 1 400 scheman per läsår. På sikt ger initiativet stor nytta och effektivisering för Mittuniversitetet. Den föreslagna idén skulle underlätta för kursansvariga lärare när de fyller i schemaunderlaget. Lärarna har önskemål om att lättare kunna fylla i ett schemaunderlag där utbildningsinformationen automatiskt hämtas från Ladok. När lärarna t ex anger kurskoden ska den information som schemaläggarna behöver automatiskt komma med i underlaget. Underlaget skulle därmed ta mindre tid i anspråk att fylla i och informationen skulle stämma överens med utbildningsinformationen i våra databaser. Kommunikationen mellan lärare och schemaläggare skulle därmed bli mycket tydligare. Onödig tidsåtgång för informationssökande i olika databaser elimineras och fokus kan läggas på undervisning respektive schemaläggning. Underlaget blir lättförståeligt för samtliga användare. Det föreslagna formuläret ger även nytta i att informationen ligger digitalt. Schemaläggarna kommer att kunna söka fram olika sammanställningar, söka fram vissa salsönskemål, längd på pass, gruppstorlekar med mera. Och inte minst: Studenterna får lättare rätt schema i rätt tid.

Kostnader

1. Kostnadsestimat vid intern utveckling av INFRA
I estimaten nedan ingår tid för test och verifiering.

Funktion Estimat i timmar
Kravsamling 60
Uppsättning av utvecklings- och testmiljö 20
Formulär 60
Inhämtning av värden till förifyllda rullgardinsmenyer 60
Valideringar av indata 40
Integration med TimeEdit 100
(Ev. mellanlagring i egen databas) (40)
Integration med NSP 40
Felhantering 60

Totalt 440 (480)